مدیریت زمان چیست و چگونه می توان زمان را مدیریت کرد؟ - مجله یک کامپیوتر

مدیریت زمان به چه معناست؟

همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می شنویم، می دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می آید. در واقع یا در پی این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم. یا اینکه چطور به همه کار های خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم. در حقیقت افراد به علت اینکه نمی توانند کار های خود را طبق برنامه پیش ببرند، به فکر پیدا کردن این مهارت می افتند. مدیریت زمان، فرایند برنامه ریزی و سازماندهی کار ها یا رویداد ها است. به عبارتی دیگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر مقدار زمان صرف شده برای فعالیت های خاص، به ویژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره وری است. اگر بخواهیم از تعاریف پیچیده و غیرقابل درک دوری کنیم و یک تعریف ساده و کامل در خصوص مدیریت زمان داشته باشیم، می توانیم اینگونه بگویییم که مدیریت زمان یعنی استفاده درست و بجا از زمانی که در اختیار داریم، آن هم در جای درست و یا باز هم به طور خلاصه تر؛ کار درست در زمان درست. مدیریت زمان علاوه بر زندگی کاری، زندگی شخصی و تحصیلی ما را هم در دنیای مدرن امروز، می تواند تحت تاثیر قرار دهد به گونه ای که حتی عده ای معتقد هستند مدیریت زمان خوب، مساوی است با تعادل زندگی کاری و زندگی شخصی.

آیا می توان زمان را مدیریت کرد؟

بعضی افراد مدیریت زمان را امری محال و غیر ممکن می دانند. هواداران این تفکر معتقدند این نکته، نگران نماینده و در عین حال منطقی است که نمی توان زمان را مدیریت کرد. اگر چه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می گردد، با وجود این زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان به تعداد می آید، زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویت های شخصی ما باشد، افراد بر اساس محیطی که در آن رشد نموده و تربیت شده اند، یک چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم. انسان برای نیل به اهداف شخصی و حرفه ای خود و برای استفاده مطلوب از زمان باید برنامه ریزی راهبردی و بلند مدت داشته باشد. پدیده دیگری که در بحث مدیریت زمان مطرح است و مانع مدیریت صحیح می گردد دفع الوقت کردن و شایع ترین حالت آن تعلل در انجام کار است، علت این امر تقلید از دیگران است. تعلل، ناشی از عدم آگاهی نیست، بلکه نوعی اختلال رفتاری محسوب می گردد. فعالیت هایی که انجام می دهیم مانند یک زنجیر به هم متصل اند و بر یکدیگر اثر می گذارند. اگر برنامه اول را نتوانیم انجام دهیم، برنامه های بعدی هم تحت تاثیر قرار می گیرند و مانند برنامه اول پیش می فرایند. مطالعات نشان می دهد دشوارترین مرحله برای انجام کار های نو آغاز آن است.

چرا زمان و مدیریت آن مهم است؟

توانایی شما در مدیریت کردن زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به اسم مدیر یاری می نماید تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی توانید آن را ذخیره و یا پس انداز بکنید و، چون از دست رفت، نمی توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری که بکنید، احتیاجمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود بهره ببرید، دستاورد بیشتری نصیب می برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می گیرد. آن مقدار کنترلی که از زمان در زندگی خود دارید مشخص نماینده اصلی مقدار آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش فکر و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هرچه بهتر بتوانید حوادث مهم و مشخص نماینده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می دهید.

مدیریت زمان چه فوایدی دارد؟

مدیریت زمان علاوه بر اینکه ما را به سوی بهره وری بیشتر از این منبع محدود راهنمایی می نماید، فواید دیگری هم دارد که دانستن آن ها انگیزه ما را در استفاده از این تکنیک کا رآمد، بالا می برد. این مزایا و فواید عبارتند از:

1. تنظیم، اداره و صرفه جویی در زمان: وجود برنامه زمان بندی برای کار ها و فعالیت های روزانه قطعا موجب می گردد که ما هم زمان مان را اداره و مدیریت کنیم، به اصطلاح تحت کنترل داشته باشیم و نتیجتا منجر به صرفه جویی در وقت می گردد که این زمان به دست آمده خود هم موجب می گردد بتوانیم به کار های دیگری بپردازیم و ما توانسته ایم حداکثر کار ها در یک بازه زمانی انجام دهیم.

2. کاهش استرس: داشتن برنامه و زمانبندی برای خرج کردن زمانتان، به شما یاری می نماید تا از نگرانی در خصوص انجام به موقع کار ها رها شوید.

3. ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها: وقتی که از مدیریت زمان به خوبی بهره ببرید و برنامه زمان بندی برای انجام کار ها داشته باشید می دانید که در روز و یا روز های این ده دقیقه چه کار هایی را باید انجام دهید و برای انجام کار ها آمادگی ها و توانمندی های لازم را کسب خواهید کرد و با یک آمادگی همه جانبه و تمام و کمال برای انجام و اجرایی کردن کار ها پیش خواهید رفت و این آمادگی و توانمند بودن به شما آرامش و اعتمادبه نفس و موفقیت عطا خواهد نمود.

4. انجام کار ها در زمان مشخص شده و کاهش حجم فعالیت های کاری: از فواید و مزایای مدیریت زمان می توان به انجام کار ها در مهلت مشخص شده برای آن کار و برخورداری از کاهش حجم فعالیت های کاری و روزانه اشاره نمود، با توجه برنامه ریزی زمانی هر کاری را در زمان و وقت مختص به خودش پیگیری و اجرایی می کنیم و از به وجود آمدن حجم زیادی از کار های انجام نشده و به تعویق و تأخیر افتاده که می تواند به شکل زنجیروار به کار ها و فعالیت های ما متصل گردد و کلیه فعالیت های ما را تحت الشعاع خود قرار دهد جلوگیری می نماید و باعث می گردد هر کاری در بازه زمانی خودش با آمادگی قبلی انجام گردد که این رویه باعث می گردد درمجموع فعالیت های کاری و روزانه ما بدون تلنبار شدن به پیش برود و شاهد رشد روزافزون حجم کار ها و فعالیت های انجام نشده نخواهیم بود. زمانی که هر کاری در ساعت خودش انجام گردد یک سبکی و چابکی را به ما و کار های ما و زندگی ما می دهد.

5. نظارت و آگاهی داشتن بر فعالیت ها: وجود برنامه زمانی به ما این امکان را می دهد که توان نظارتی بهتر و بیشتری را روی کار هایی که باید انجام دهیم به ما می دهد، یعنی ما می توانیم با نظارت و ارزیابی خود از کار ها آن ها را اولویت بندی و تقسیم بندی کنیم و بعلاوه کار های اجرا شده یا کار هایی که باید انجام دهیم را آنالیز و نظارت کنیم و هم چنین آگاهی تمام و کمال و صددرصدی از کار ها و فعالیت های اجرا شده و یا کار ها و فعالیت هایی که باید انجام گردد خواهیم داشت و با آگاهی از کار ها و فعالیت ها تشخیص می دهیم که چه کاری در چه زمانی با چه کیفیت و کمیتی انجام دهیم.

6. ایجاد اثربخشی و بهره وری در کارها: بهره وری عبارت است از کارایی به علاوه اثربخشی، وقتی که از برنامه زمانی استفاده کنیم قطعا و حتما تبدیل به افرادی بهره ور می شویم در انجام کار ها بازدهی کار ما بیشتر خواهد بود. به صورت اثربخش عمل خواهیم کرد و برای رسیدن به اهداف مدنظر، راه را آسان و سریع خواهد نمود. حرکت پرشتاب به سمت اهداف خواهیم داشت و به هیچ وجه دچار وقفه در عملکرد نخواهیم شد.

7. جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت و تعلل در کارها: نمی گردد گفت که باوجود برنامه ریزی جامع برای فعالیت ها و هدفمند بودن در کار ها و زندگی ما دچار ناامیدی و پشیمانی و حسرت و اتلاف در وقت و تعلل در کار ها خواهیم شد. ما می توانیم به راحتی و به درستی با یک برنامه جامع زمانی از کار ها جلوی اتلاف وقت و هزینه را بگیریم مانع از تلنبار شدن کار های انجام نشده شویم که در خاتمه برای حسرت و پشیمانی شکست به بار خواهد آورد. یعنی برنامه زمانی کار ها ما را اتوماتیک وار مصون می نماید بروز پشیمانی و حسرت وقفه در کار ها و ما روی روال مشخص و مشخصی کار ها به نحو احسن و به شکل شایسته انجام خواهیم داد.

8. به دست آوردن فرصت های بیشتر: شما با مدیریت زمان، وقت کمتری را در فعالیت های بی اهمیت به هدر می دهید، در نتیجه فرصت بیشتری در اختیار دارید.

چگونه می توانیم زمان خود را مدیریت کنیم؟

حال که با فواید و اهمیت این ابزار قدرتمند آشنا شدیم باید ببینیم که چگونه می توانیم بوسیله آن موقع را مهار کنیم و به خدمت خود درآوریم. مدیریت زمان هم مانند هر مهارت دیگری شیوه ها و روش های مخصوص به خود را دارد که قابل یادگیری است؛ بنابراین در ادامه، این تکنینک های طلایی و مهم را توضیح می دهیم تا با تمرین و تکرار بتوانید برای همواره از شر سردرگمی و کمبود وقت خلاص شوید.

1. زمان خود را ممیزی کنید

نخستین گام در مدیریت زمان این است که بدانید واقعا برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می دهید، چقدر زمان صرف می کنید مثلا ممکن است فکر کنید تنها 15 دقیقه از زمانتان، صرف چک کردن ایمیل یا اینستاگرام می گردد، اما در واقعیت اینطور نیست و شما شاید بیش از یک ساعت زمان هزینه کنید بدون آن که بدانید. آسان ترین راه برای پیگیری وقت خود، استفاده از اپلیکیشن هایی مانند رسکیو تایم (Rescue Time)، تاگل (Toggl) یا کلندر است. بدین صورت که کار های یک هفته خود را به همراه زمانی که صرف آن نموده اید، یادداشت کنید، سپس بر اساس گزارش این برنامه ها، می توانید بفهمید چه چیزی وقت شما را سرقت می نمایند.

2. برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی، به سازماندهی درست کار ها یاری می نماید و دید کلی در خصوص کار هایی که باید انجام دهید، به شما می دهد؛ بنابراین برای انجام کار های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود برنامه ریزی کنید. بعضی از روش های مفید برای برنامه ریزی و سازماندهی کار ها به توضیح زیر است:

تهیه فهرست انجام کار ها

استفاده از تقویم و سازمان دهنده های شخصی

یادداشت کردن

استفاده از اپلیکیشن ها، برنامه ها و ابزار هایی مانند نوزبه (Nozbe)، اورنوت (Evernote)، تودوئیست (Todoist) و غیره.

3. مشخص اولویت ها

مطمئن شوید که مهم ترین وظایف شما در کارتان و اساسی ترین اهدافتان در زندگی و روابط تان چیست. طبق اصل پارتو (Pareto) یا قانون 20/80، 80 درصد از نتایج شما از 20 درصد اقدامات شما حاصل می گردد. بعلاوه، مارک تواین، نویسنده آمریکایی می گوید: اگر وظیفه شما خوردن یک قورباغه است، بهتر است این کار را ابتدا در صبح انجام دهید و اگر این کار شماست که دو قورباغه بخورید، بهتر است ابتدا بزرگترین آن ها را بخورید؛ بنابراین اطمینان حاصل کنید که وظایف خود را بر اساس اهدافتان، الویت بندی نموده اید. اگر کار های مهم خود را نتوانید انجام دهید، مهم نیست که چقدر کار کم اهمیت نموده اید، در هر صورت شما زمان خود را به هدر داده اید.

4. زمان بهره وری خود را پیدا کنید

بعضی از افراد سحر خیر هستند، در حالیکه بعضی دیگر مانند جغد شب ها بیدارند. هر فردی در زمان و ساعات خاصی، بهره وری بالایی دارد و می تواند کار های خود را به برترین نحو انجام دهد این زمان، لزوما با زمان بهره وری سایر افراد، دوستان و حتی خویشاوندانش یکسان نیست. بنابراین، اگر در ساعات اولیه صبح، کارآمدتر هستید، صبح زود بعضیزید و آغاز به کار کنید. بعلاوه، اگر ترجیح می دهید در شب کار کنید، تا اواخر شب بیدار بمانید، فقط و فقط یادتان باشد هرگز خود را مجبور نکنید که عادت هایتان را تغییر دهید تنها به این علت که گفته اند بدن انسان در فلان زمان های شبانه روز، بهره وری بالایی دارد.

5. وقت کشی نکنید

عوامل گوناگونی می تواند باعث گردد که ما زمان مان را از دست بدهیم. یعنی به کار های غیرضروری و بی اهمیت مشغول شویم و وقت خود را به درستی و موثر استفاده نکنیم و درگیر کار هایی شویم که از فعالیت های اصلی و مهم بازمانیم و ما را در مدیریت زمان و انجام کار ها و فعالیت ها ناکام بگذارد. موارد اتلاف زمان عبارت اند از: تلفن، استرس، بی نظمی، بی برنامگی، آشفتگی و پریشانی، دیدار ناگهانی و بدون هماهنگی، بیماری، بی توجهی نسبت به زمان. این ها ازجمله عواملی هستند که ما را در مدیریت زمان و انجام کار ها و فعالیت ها با مشکل و مانع روبرو می نماید.

6. نه گفتن را یاد بگیرید

همواره مواقعی پیش می آید که اطرافیانمان از ما می خواهند که زمان خود را در اختیار آن ها قرار دهیم و درخواست هایشان را انجام دهیم، در چنین مواقعی اول باید درخواست آن شخص را آنالیز نمایید و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجید، مواردی هستند که انجام آن ها خوب است، اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست هایی که در مدیریت زمان نقش مهمی دارند اجتناب کنید و با گفتن نه زمان بیشتری را برای کار های مهمتر خود خریداری کنید.

7. استراحت منظم داشته باشید

کار مداوم می تواند به شما آسیب جسمی و فکری بزند، بنابراین ضروری است استراحت منظم را در برنامه ریزی خود داشته باشید تا مغز شما دوباره بهره وری خود را به دست آورد. برای این کار می توانید از تکنیک پومودورو (pomodoro) بهره ببرید یعنی بعد از مدتی کار، به خودتان استراحت اجباری بدهید مثلا پیاده روی کنید، یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید بدین ترتیب، مدیریت وقت خود را بهتر نموده اید، بعلاوه این استراحت اجباری، باعث افزایش چشمگیر بهره وری شما می گردد.

8. از سیستم 4D بهره ببرید

طبق این سیستم شما می توانید کار های خود را براساس روش ذیل دسته بندی کنید:

کار هایی که باید حذف کنید (Delete it): با در نظر گرفتن عواقب انجام ندادن کار ها و طبق قانون 20/80، شاید احتیاج نباشد بعضی از کار ها و فعالیت ها انجام شوند و بتوانید آن ها را از فهرست کار های روزانه تان حذف کنید.

کار هایی که باید واگذار کنید (Delegate it): همواره این سوال را از خود بپرسید آیا این کاری که می خواهید انجام دهید الویت بالایی دارد و جزو وظایف و مسئولیت های اصلی شماست یا می توانید آن را به فرد دیگری واگذار کنید؟

کار هایی که باید همین حالا انجام دهید (Do it now): بعضی کار ها بسیار مهم هستند و الویت بالاتری دارند. به تعویق انداختن این کارها، نه تنها فکرتان را درگیر می نماید، بلکه اضطراب و استرستان را هم افزایش می دهد، بنابراین همین حالا انجامشان دهید.

کار هایی که باید به تعویق بیاندازید (Defer it): کار هایی هستند که برای انجامشان به زمان بیشتری احتیاج دارید بعلاوه الویت بالایی هم ندارند، بنابراین به راحتی این کار ها را به زمان دیگری موکول کنید و فکرتان را درگیر آن ها نکنید.

9. طبقه بندی کار ها به روش شیشه

در این روش کار های شما به سه دسته سنگ ها، سنگریزه ها و شن ها تقسیم می شوند و زمان در دسترس تان، یک شیشه است:

سنگ ها: پروژه ها و کار های استراتژیک و بسیار مهم شما هستند.

سنگریزه ها: پروژه ها و کار هایی که مهم هستند، اما مهم ترین و با الویت بالا نیستند.

شن ها: کار های کوچک و کم اهمیت هستند.

شما ضروری است ابتدا شیشه زمانتان را با سنگ ها پر کنید. اگر مرتبا زمانتان را به چیز های کوچک (شن و سنگریزه) و نه موارد مهم و استراتژیک (سنگ ها) اختصاص دهید، شیشه شما به سرعت پر خواهد شد و دیگر جایی برای سنگ ها نمی ماند.

10. چندکاره نباشید

بسیاری از افراد تصور می نمایند مالتی تسک بودن یا انجام همزمان چند وظیفه می تواند منجر به مدیریت زمان هوشمندانه گردد، در حالیکه، تمرکز روی چندین کار به طور همزمان باعث می گردد شما خروجی کمتری داشته باشید. بنابراین، به طور کامل روی یک کار متمرکز شوید. توجه و تمرکز بر روی یک کار، علاوه برافزایش سرعت انجام کار، به شما این امکان را می دهد تا از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.

باور های غلط در مدیریت زمان

1. تمامی کار ها را خودمان انجام دهیم

مدیریت زمان و داشتن برنامه فعالیت زمانی برای انجام کار های روزمره و رسیدن به اهداف به معنی انجام صد در صد کار ها از طریق خودمان نیست. زیرا که اصلا این کار شدنی نیست و قطعا ما در کار ها و فعالیت ها و زندگی خود احتیاج به همراهی و همکاری دیگران داریم، احتیاج به کار گروهی و انجام مشارکتی کار ها را داریم. ما موجودی اجتماعی هستیم و برای انجام کار ها و رسیدن به مقاصدمان احتیاج به یاری و همکاری و همراهی دیگران داریم و یا اینکه بعضی از موارد لازم نیست شخصا از طریق ما انجام پذیرد و اموری است که به فرد دیگری باید محول گردد.

2. تمام کار ها را در حداقل زمان انجام دهیم

نباید این گونه برداشت گردد که برنامه فعالیت زمانی یعنی ما همه کار ها را در کمترین زمان ممکن انجام دهیم، هر کاری باید در زمان متناسب و کافی و مختص به خودش انجام گردد و نباید کیفیت کار را دچار صدمه و لطمه کرد. به عبارت دیگر نباید کیفیت در کار ها و درست کار کردن را فدای سرعت و کمیت کنیم.

3. مدیریت زمان به معنای اجبار نیست

شاید خیلی ها این باور غلط را دارند که مدیریت زمان یعنی اجبار برای انجام کار ها و اراده و اختیار و آزادی ما را سلب می نماید و ما را، چون برده ای در اختیار خود قرار می دهد، ولی به هیچ وجه این چنین نیست. باوجود مدیریت زمان ما دارای آزادی و اختیار و وقت آزاد و آرامش هستیم.

معرفی چند نرم افزار مدیریت زمان و برنامه ریزی

یکی از برترین راه حل های مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزار های فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می دهد، در این مقاله هم نرم افزار ها و تکنولوژی هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می توانید از نرم افزار های زیر بهره ببرید:

1. واندرفهرست wunderlist یکی از نرم افزار های مدیریت زمان و عملکرد است.

2. نرم افزار تودویست todoist یکی دیگر از نرم افزار های مدیریت زمان و پروژه است.

3. تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.

4. تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین.

5. وان نوت onenote هم یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.

6. نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime.

البته شما هم می توانید با یاری یک دفترچه یادداشت یا سررسید کوچکی که همواره همراهتان است کارهایتان را مدیریت کنید. کار های روزانه و هفتگی خود را در دفترچه تان بنویسید و با یاری آلارم گوشی موبایلتان مدیریت زمان بهتری داشته باشید، شما میتوانید یادآوری هایی را در گوشی موبایل خود تنظیم کنید تا در زمان های موردنظرتان کارهایتان را به شما یادآوری کند.

dorezamin.com: دور زمین | سفر به دور زمین هیچوقت اینقدر آسون نبوده! تور ارزان، تور لحظه آخری، اروپا، تور تایلند، تور مالزی، تور دبی، تور ترکیه